Maps in SSRS Reports : Showing the right visual for geographical data

As a CRM system contains plenty of interesting data, Microsoft Dynamics CRM offers several levels of reporting. Some, as views, charts or even integrated dashboards, as quite simple and can be created by users without any coding skill. But these first levels of reporting are often (always ?) insufficient for managers and directors. That's why Dynamics CRM offers the ability to create some custom SSRS (SQL Server Reporting Services) reports, that can be fully integrated inside the web application.

SSRS offers great reporting possibilities, and one of them is showing some data on a geographical map, that we will discuss today.

Etant donné qu'un CRM contient tout un ensemble de données intéressantes, Microsoft Dynamics CRM propose plusieurs niveaux d'analyse et de reporting. Les vues, graphiques et autres tableaux de bord sont plutôt simples et peuvent être créés par des non développeurs. Mais ces premiers niveaux de reporting sont souvent (toujours ?) limités pour les managers et dirigeants. C'est la raison pour laquelle Dynamics CRM offre la possibilité de concevoir des rapports SSRS (SQL Server Reporting Services), pouvant être directement intégrés et executés dans l'application.

SSRS offre des possibilités de reporting avancées, telle que la visualisation géographique, sous forme de carte. Nous allons voir un exemple de ce type de visualisation dans cet article.

As a simple example, let's say you have categorized all your contact records by they residential US state. You have now a large amount of data, and you would like to display the amount of contacts, by state, on a US map, instead of a basic table. And of course focusing (using a color scale) on states that have the larger amount of contacts.

Pour illustrer cela, prenons un exemple simple. Disons que nous avons catégorisé nos contacts par leur Etat (américain) de résidence. Vous avez donc une grande quantité de données, et voulez afficher le nombre de contacts, par Etat, sur une carte des Etats-Unis, plutôt que sur un simple tableau. Et bien entendu, vous souhaitez mettre en valeur (en utilisant une palette de couleurs adaptée) les Etats contenant le plus de contacts.

We will see now how to do this by building, step by step, our report.
Note : To follow the demonstration, you must be comfortable with SQL Server Data Tools for Business Intelligence, how to create datasets and manipulate layouts in SSDT for BI.

Nous allons donc voir, commment construire, pas à pas, ce type de rapport.
Remarque : Pour suivre la suite de l'article, il est préférable que vous soyez à l'aise avec SQL Server Data Tools for Business Intelligence ; comment manipuler les datasets et les visuels dans cet outil.

• First, in SSDT for BI, create a new Reporting Services Project and a new Report (do not use the Report Wizard).
  Tout d'abord, dans SSDT for BI, créez un nouveau projet de rapport puis un nouveau rapport (sans utiliser l'assistant).
• Add a new DataSource (your Dynamics CRM Organization Database if OnPremise, FetchXML connection string if Online) and a new Dataset on the Contact entity. Make sure you include the field State in your Dataset, that should look as below. Note that in my example, I used a Azure SQL Database instead of Dynamics CRM. The method is exactly the same, the resulting dataset should look like even with a CRM datasource.
  Ajoutez une nouvelle source de données (la base de données associée à votre organisation CRM si vous êtes On Premise, ou la chaîne de connexion FetchXML si Online) et un nouveau Dataset sur l'entité Contact. Assurez-vous d'avoir bien ajouté le champ Etat, cela doit ressembler à l'image ci-dessous. Remarquez que dans mon exemple, j'ai utilisé une base de données Azure SQL plutôt que Dynamics CRM. Mais la méthode ci-après fonctionne exactement de la même manière, le dataset doit avoir la même structure même avec une source de données CRM.

• The previous steps were just basics, here comes the interesting part. On the toolbox, drag and drop the item Map on your report :
  Jusqu'ici, rien d'extraordinaire, la partie intéressante vient maintenant. Dans la boîte à outils, glissez et déposez un objet de type Carte dans votre rapport :

• By adding the map, a wizard is automatically displayed. On the first screen, choose the type of map you want to add. The first choice (that I choose in my example) allows you to pick a map in an embedded gallery. Only US maps are available. The second option allows you to import any shapefile you could have. You may have a look at the Wikipedia article about shapefiles, to know how they are built. If you want to display other maps than US ones, I recommend you to import an existing one, as you can find plenty of these free of download from the internet (for example, you can find french maps here, but you can find others elsewhere).
  Note : Shapefiles have a significant influence on the size of the final report (.rdl file), that can block them to be added to Dynamics CRM. If you have to use too big shapefiles, you should use Map Shaper, a free online tool useful to simplify your maps.
  En ajoutant la carte, un assistant apparaît automatiquement. Dans le premier écran, choisissez le type de carte que vous souhaitez afficher. Le premier choix (que j'ai fait dans l'exemple ci-après) vous propose de choisir une carte dans une gallerie intégrée. Seules des cartes des Etats-Unis sont disponibles. Le deuxième choix vous propose d'importer un fichier de type shapefile. Vous pouvez consulter l'article Wikipedia sur les shapefiles, pour comprendre leur structure. Si vous souhaitez afficher d'autres cartes que celles des Etats-Unis, je vous conseille d'en importer une existante, vous pouvez en trouver plusieurs gratuitement sur la toile (par exemple, vous pouvez trouver des cartes françaises ici, et d'autres encore ailleurs).
  Remarque : Les fichiers Shapefile peuvent alourdir considérablement la taille de votre rapport final (fichier .rdl), ce qui peut empêcher le téléchargement dans Dynamics CRM. Si vous avez des fichier Shapefile trop volumineux vous pouvez utiliser Map Shaper, une outil gratuit en ligne qui vous permet de simplifier vos cartes (et de les rendre plus légères).
• In our example, simply choose a US map, by State, and click Next:
  Dans notre exemple, choisissez simplement une carte US, par état, et cliquez sur Suivant :

• Choose now the visualization of your map. Here, simply select Color Analytical Map, as below :
  Choisissez maintenant la visualisation. Choisissez simplement, Carte d'analyse par couleurs, comme ci-dessous :

• On the next screen, you will be asked to select the analytical dataset. Just select the dataset DS_Contacts you created before.
  Dans l'écran suivant, vous devrez choisir le dataset d'analyse. Choisissez simplement le dataset de contacts que vous avez créé à l'étape précédente.

• You will now select the match fields, the one on your spatial dataset (included in the shapefile) and the one in your analytical dataset (in our case, the contacts dataset). The wizard displays the fields contained in the shapefile and the ones contained in your dataset, just select the fields STUSPS and State, as below :
  Choisissez maintenant les champs de "matching", à savoir le champ dans votre dataset spatial (contenu dans la carte ou la shapefile) et celle de votre dataset analytique (à savoir celui des contacts). A cette étape, il faut donc choisir les 2 champs correspondants. L'assistant vous affiche les valeurs des champs de vos 2 datasets, sélectionnez simplement STUSPS et State comme ci-dessous :

• Finally, choose the right visualization for your map. You can select either fields contained in the map or in your dataset. Moreover, you can select an aggregate formula (Sum, Count, etc.) on your dataset fields. In our example, select the settings as below :
  Pour finir, choisissez le bon affichage pour votre carte. Vous pouvez sélectionner soit des champs contenus dans la carte, soit des champs contenus dans votre dataset. Vous pouvez même sélectionner une formule d'agrégation (Somme, Compte, etc.) sur les champs de votre dataset. Dans notre exemple, sélectionner les paramètres ci-dessous :

• The map configuration is finished. You can (I let you explore by yourself) now customize the title, the colors, the legend, the color rules and labels, and preview your report, ready to be imported in Dynamics CRM :
  Votre carte est maintenant paramétrée. Vous pouvez (je vous laisse explorer par vous-même) modifier le titre, les couleurs, la légende, les règles de couleurs et libellés, puis prévisualiser votre rapport, prêt à être importé dans Dynamics CRM :

It is just my own point of view, but I love it :).

Je ne sais pas pour vous, mais moi j'adore :)